3 วิธีการสร้าง Smart Email Signature สำหรับ Gmail

Tim

มีอีเมลแล้ว มี Email Signature หรือยัง? เพื่อนๆ หลายคนอาจจะเคยได้รับอีเมลที่มีข้อมูลของผู้ส่ง อาทิ ชื่อ ตำแหน่ง ชื่อบริษัท ที่อยู่ รวมถึงข้อมูลติดต่อส่วนบุคคลที่จำเป็น แนบท้ายอีเมลมาด้วย ดูโปรเฟสชันนอลสุดๆ ซึ่งในส่วนของข้อมูลนี้เองที่เราเรียกว่า Email Signature หรือ ลายเซ็นท้ายอีเมล ซึ่งในบทความนี้เราจะมาบอกวิธีการสร้าง Email Signature สำหรับผู้ที่ใช้ Gmail ว่าต้องตั้งค่าอย่างไรให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพ ถ้าพร้อมแล้ว ไปดูกันเล้ย!

Email Signature สำหรับ Gmail สามารถตั้งค่าได้ทั้งทางคอมพิวเตอร์, แอปพลิเคชันระบบ Android, และแอปพลิเคชันระบบ iOS (iPad และ iPhone)

ใครสะดวกทำผ่านช่องทางไหน เลือกวิธีการตั้งค่ากันได้ตามที่ต้องการเลยครับ

สำหรับข้อมูลที่นิยมใส่ลงใน Email Signature จะประกอบด้วย

  • รูปภาพเจ้าของอีเมล
  • ชื่อ-นามสกุล
  • ตำแหน่งงาน
  • ชื่อบริษัท
  • เบอร์โทรศัพท์
  • อีเมล
  • เว็บไซต์บริษัท
  • และช่องทางติดต่อทางโซเชียลมีเดียอื่นๆ

1. วิธีการสร้าง Email Signature สำหรับ Gmail บนคอมพิวเตอร์

เพิ่มหรือเปลี่ยน Signature : โดยคุณสามารถใส่ตัวอักษรได้ถึง 10,000 ตัวอักษร มีวิธีการทำ ดังนี้

  1. เปิด Gmail
  2. กดเลือก Setting (การตั้งค่า) ที่มุมบนด้านขวา
  3. ไปที่หัวข้อ Signature (ลายเซ็น)
  4. กดเพิ่ม (สร้างใหม่) ในช่องกล่องข้อความ คุณสามารถเลือกสร้างข้อความเองได้โดยการเพิ่มรูปภาพ หรือ ปรับแต่งข้อความตัวอักษรตามสไตล์ของคุณเอง
  5. เสร็จแล้วกดที่ Save Changes ที่ด้านล่างสุด
Email Signature for Gmail_gmail on pc
Gmail

1.1 การจัดการลายเซ็น (Signature) แบบรวมหลายรายการ

คุณสามารถใช้ลายเซ็นในแบบต่างๆ สำหรับ email ของคุณได้ เช่น คุณสามารถตั้งค่าลายเซ็นเป็นค่าเริ่มต้น (Default) สำหรับ email ใหม่ที่คุณเขียนหรือตอบกลับได้ และคุณยังสามารถเลือกลายเซ็นที่แตกต่างกันสำหรับ email แต่ละฉบับที่คุณส่งได้ด้วยเช่นกัน

ข้อแนะนำ : หากคุณต้องการเปลี่ยนลายเซ็น (Signature) ของคุณในขณะที่คุณกำลังเขียน email อยู่นั้น ให้คุณเลื่อนลงไปที่ด้านล่างสุดของหน้าต่าง (Window) แล้วกดที่ insert signature

1.2 การแก้ไขลายเซ็น (Edit Signatures)

  1. เปิด Gmail
  2. กดเลือก Setting (การตั้งค่า) ที่มุมบนด้านขวา
  3. หัวข้อ General เลื่อนไปที่ Signature แล้วเลือกแบบลายเซ็นที่คุณต้องการจะแก้ไข
  4. ใช้กล่องข้อความในการแก้ไข หากทำการเปลี่ยนชื่อให้เลือก Edit
  5. จากนั้นกดเลือก Save Changes

ข้อแนะนำ : คุณสามารเลือกลายเซ็นที่เป็นค่าเริ่มต้น Signature Default ในการสร้าง email ใหม่ รวมถึง email ที่คุณใช้ในการตอบกลับได้เช่นกัน

1.3 การลบลายเซ็น (Remove signatures)

  1. เปิด Gmail
  2. มุมบนด้านขวา เลือก Setting (การตั้งค่า) > ไปที่ See all settings
  3. หัวข้อ General เลื่อนไปที่ Signature
  4. กดเลือกลายเซ็น (Signature) ที่คุณต้องการลบ
  5. กดเลือกลบ (Delete)
  6. จากนั้นกดเลือก Save Changes

1.4 การเพิ่มลายเซ็น (Signature) ในโหมด Send mail as

หากคุณใช้งานโหมด Send mail as เพื่อส่ง email จากที่อยู่อื่นๆ คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นให้กับ email เหล่านั้นได้

ให้เลือกที่อยู่ (an address) และใช้ drop-down เมนู เหนือกล่องข้อความลายเซ็นในหน้า Setting (การตั้งค่า)

กรณีที่คุณไม่เห็น drop-down เมนู ให้คุณปฏิบัติดังนี้ :

  1. เปิดหน้า (Accounts and Import settings)
  2. ตรวจดูว่า ที่อยู่ (Address) ของคุณนั้นได้อยู่ในส่วนของ Send mail as หรือไม่

หากเกิดปัญหาในกรณีอื่นๆ (Troubleshoot issues) : ให้คุณกดเลือกที่ learn how to troubleshoot issues with Gmail signatures


2. วิธีการสร้าง Email Signature สำหรับ Gmail บนแอปฯ ของระบบ Android

การเพิ่ม หรือ เปลี่ยนแปลงลายเซ็น (Signature) – ตั้งค่าลายเซ็นที่สามารถแสดงค่าได้แค่ email ที่คุณส่งจากแอปพลิเคชัน Gmail

  1. เปิด Gmail App.
  2. กดเลือกเมนูที่มุมบนด้านซ้าย
  3. เลื่อนลงไปด้านล่าง จากนั้นเลือกการตั้งค่า (Settings)
  4. เลือกบัญชี Google (Google Account) ที่คุณต้องการเพิ่มลายเซ็น
  5. แตะที่ Mobile Signature
  6. ป้อนข้อมูลของคุณเพื่อสร้างลายเซ็น
  7. แตะ OK

3. วิธีการสร้าง Email Signature สำหรับ Gmail บนแอปฯ ของระบบ IOS

คุณสามารถตั้งค่าลายเซ็นที่แสดงค่าสำหรับ email จากแอปพลิเคชัน Gmail ได้ หากคุณมีหลายบัญชีในแอปพลิเคชัน คุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้ในแต่ละบัญชีของคุณด้วย

Gmail app on iOS
Gmail
  1. เปิด Gmail App ในอุปกรณ์ iPad หรือ iPhone ของคุณ
  2. เลือกเมนูด้านบนซ้าย แตะที่การตั้งค่า (Settings)
  3. หัวข้อ “การเขียนและตอบกลับ” (Compose and Reply) แตะที่การตั้งค่าลายเซ็น (Signature Settings)
  4. เปิด Mobile Signature
  5. เพิ่ม หรือ แก้ไข ลายเซ็นของคุณ
  6. กด Save จากนั้นแตะที่ Back

ข้อแนะนำ : ถ้าคุณไม่สร้างลายเซ็นในแอป Gmail ข้อความต่างๆ ของคุณจะแสดงผลที่ Gmail signature ที่คุณตั้งค่าไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ

เป็นอย่างไรกันบ้างครับ การสร้างลายเซ็นบน Gmail ไม่ยากเลยใช่ไหม สำหรับครั้งหน้าจะมีบทความอะไรมาฝาก เพื่อนๆ ติดตามกันได้นะครับ


บทความที่เกี่ยวข้อง

Tim

Tim

Made in 1990s / Former CSA-Airlines / Government Official / Part-time with Thai-English-Thai Translator / Korean drama vibes / Natural Therapy Addict
บทความทั้งหมด