Freelance tools เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับอาชีพ Freelance
พอดีมีโอกาสได้ไปพูดในงาน “Freelance ยังไง??” ร่วมกับพี่โบว์ Freelance UI/UX Designer ที่ Pah Space มาครับ ว่าด้วยเรื่องของ “เครื่องมือช่วยชีวิต” ที่ใช้จริงในการทำงานฟรีแลนซ์
เนื่องจากมีหลาย ๆ ท่านที่ไม่สะดวกไปงานก็สอบถามมาว่าพูดเรื่องอะไรไปบ้าง วันนี้เลยจะมาแนะนำ Tools ต่าง ๆ ที่น่าสนใจให้ฟังในบลอคกันครับ
สำหรับใครที่อยากรู้ว่าชีวิตฟรีแลนซ์เป็นยังไง แนะนำให้ลองอ่านบทความ แฉชีวิตฟรีแลนซ์… ดีจริงหรือโกหก กันได้เลยครับ ทางคุณนัท (Guest Writer) เขียนเอาไว้ละเอียด อ่านสนุกมากครับ
Freelance Workflow ฟรีแลนซ์ทำงานยังไงนะ
รูปด้านบนคือ Flow การทำงานของฟรีแลนซ์ทั่ว ๆ ไป ตั้งแต่การเริ่มหาลูกค้า (ด้านบนสุด) ไปจนถึงการส่งงานเพื่อสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า (ด้านล่างสุด) ครับ
เรามาดูเครื่องมือดี ๆ น่าใช้งานต่าง ๆ สำหรับ Freelance ในแต่ละขั้นตอนกันเลย
1) เครื่องมือสร้าง Branding สำหรับฟรีแลนซ์
ฟรีแลนซ์ควรจะมีเส้นสายที่ทำให้มีงานเข้ามาตลอดครับ เพื่อให้มีรายได้มั่นคง ซึ่งวิธีหนึ่งที่ได้ผลมาก คือ เราต้องสร้างแบรนด์ของตัวเองให้เป็นที่รู้จัก ให้ลูกค้ารู้ว่าถ้าเค้าต้องการงานประเภทนี้ ต้องมาติดต่อเรา
เครื่องมือสำหรับ Personal Branding ที่น่าสนใจ คือ:
- Facebook Page – วิธีนี้เหมาะกับคนไทยเป็นพิเศษ เพราะคนไทยใช้ Facebook กันเยอะมากครับ เห็นได้จากการที่นักวาดรูป วาดการ์ตูนต่าง ๆ ก็โด่งดังขึ้นมาจาก Facebook Page หลายคน แถมมี Like เป็นหมื่น ๆ แสน ๆ กันทั้งนั้น
- Medium / Storylog – การเขียนบลอคหรือบทความที่น่าสนใจก็ช่วยให้เราเป็นที่รู้จักได้ครับ โดยอาจจะใช้ Medium หรือ Storylog ที่มีฐานคนอ่านอยู่แล้ว (Medium คนไทยอาจจะน้อยหน่อย)
- WordPress / Blogspot – ถ้าใครอยากมีเว็บไซต์เป็นชื่อตัวเองมากกว่า ก็มี WordPress.com กับ Blogspot ที่เราจะได้ชื่อของเรามาด้วยเลย ข้อเสียคือเราต้องนำไปโปรโมทสร้างฐานคนอ่านขึ้นมาเอง
- Dribbble / Behance – (สำหรับ Designer) เว็บไซต์ที่ให้เหล่าดีไซเนอร์ไปปล่อยพลังกันได้ และจะมีแมวมองจากทั่วโลกมาคอยหาคนไปทำงานครับ มีคนรู้จักหลาย ๆ คนที่ได้งานฟรีแลนซ์จากเว็บพวกนี้เป็นหลักเหมือนกันครับ
2) เครื่องมือสำหรับพูดคุย Communication สำหรับฟรีแลนซ์
การคุยงานเป็นสิ่งสำคัญมาก ๆ ขนาดที่ว่าถ้าคุยไม่เป็นจะทำให้ชีวิต Freelance อยู่ยากมาก ซึ่งนอกจากจะพูดคุยกับลูกค้าตอนไปรับ Requirement / คุย Scope งาน ยังมีการติดต่อพูดคุยระหว่างทำงาน การอัพเดท และการส่งงาน ทวงเงินลูกค้าด้วย
มาดูกันว่ามีเครื่องมือไหนบ้างที่ฟรีแลนซ์ควรเอามาใช้คุยงาน:
- LINE – แอพคุยงานมาตรฐาน (และคุยเล่น) สำหรับคนไทย ข้อดี คือ แอดง่าย ไม่ละเมิดความเป็นส่วนตัวมากนัก ส่วนข้อเสีย คือ ข้อความ / รูปภาพทุกอย่างเก็บในเครื่องเราหมด เปลี่ยนเครื่องก็หาย ลบลงใหม่ก็หาย ไม่ลบก็กินพื้นที่เครื่องอีก
- Facebook Messenger – อีกแอพที่นิยมเอามาใช้คุยงานสำหรับคนไทยเช่นกัน แต่ Facebook บางคนอาจจะไม่ชอบเพราะดูเป็นพื้นที่ส่วนตัวไปหน่อย บางทีจะตั้งสเตตัสนินทาลูกค้าก็ไม่ได้ (ไม่ดีนะครับ อย่าทำกัน)
- Telegram – อันนี้ทางแอดมิน Designil ภูมิใจเสนอมาก เพราะรองรับทุก Platform แถม UI สวย เร็ว ส่งไฟล์ ส่งรูปอะไรก็เก็บใน Cloud ให้ฟรีหมดไม่มีวันลบ คุยงานตกลงอะไรกันไว้ว่าอะไรก็ย้อนเช็คได้หมด ใช้มาเกือบปีแล้วครับ ข้อเสีย คือ ลูกค้าบางท่านอาจจะสะดวกคุยใน LINE มากกว่า
- Slack – แอพนี้ได้รับความนิยมมากในหมู่ Startup โดยจะเหมาะกับการคุยกันในทีมมากกว่าการ invite ลูกค้าเข้ามาด้วย รองรับทุก Platform (ใน Mobile บางทีอาจจะโหลดข้อความช้าหน่อย) นอกจากนั้นยังเขียน API เชื่อมเข้ามาได้ด้วย ข้อเสีย คือ ลิมิตพื้นที่ และข้อความที่เก็บได้ ไม่งั้นต้องจ่ายตังค์เดือนละ 200 บาท / คน
3) เครื่องมือสำหรับจัดการโปรเจค Project Management Tool
ถ้าลูกค้าตกลงให้เริ่มงานแล้ว ระหว่างเราทำงานไปก็ต้องมีพูดคุยงานกันเป็นระยะ รวมถึงทำ To do list ว่ามี Task อะไรที่ต้องทำบ้างใช่มั้ยครับ จากที่ผมลองใช้มาหลาย ๆ ตัว ก็มีทั้งตัวที่ให้ลูกค้ามาคุยด้วยในนั้นเลยได้ หรือบางตัวก็เหมาะกับใช้ในทีมเราเท่านั้นครับ
มาดูกันว่ามี Tool ไหนน่าสนใจสำหรับ จัดการโปรเจค บ้าง:
- Trello – เครื่องมือจัดการงานที่ได้รับความนิยมมากในหมู่ Startup ด้วยความที่ใช้ฟรี และ Interface เป็นแบบ Kanban Board (แบ่งเป็นบอร์ดลิสต์งาน To do, Doing, Done อะไรแบบนี้) โดยตัวนี้เหมาะกับไว้คุยในทีมเท่านั้นครับ
- Asana – เครื่องมือจด To do list สำหรับใช้ในทีมครับ ซึ่งหัวหน้าสามารถ Assign Task ต่าง ๆ ให้คนในทีมมาทำได้ แบ่งหัวข้อได้ตามประเภทงาน แถมมี Calendar View ให้ดูด้วย ใช้ได้ฟรีด้วยครับ
- Wunderlist – แอพจด To do list ที่สามารถแชร์ให้คนอื่นได้ แต่ส่วนใหญ่ผมจะใช้จดงานของตัวเองมากกว่า ข้อดีคือมัน Sync ลง Cloud หมด เช็คจากไหนก็ได้ และในแต่ละ Task สามารถจด Subtask (งานย่อย) ได้ด้วย อัพรูปเข้าไปก็ได้ ที่สำคัญคือฟรีครับ
- Evernote – แอพจด Note อเนกประสงค์ ปกติผมจะใช้จดรายละเอียดงานต่าง ๆ ครับ ข้อดี คือ มัน Sync ลง Cloud ได้ทั้งรูปและ Text หรือเราจะแคปรูปหน้าจอแล้วแปะลง Evernote ก็ได้ทันที จดเสร็จกด Share Public ได้ด้วย หรือแชร์แบบให้เพื่อนมาแก้ก็ยังได้
- Basecamp – ตัวนี้เหมาะมากกับงานรับทำเว็บแบบเป็นโปรเจคไป ประเภทงาน Agency อะไรแบบนี้ครับ เพราะสามารถแบ่งตาม Project ได้ สามารถแอดลูกค้าของแต่ละงานเข้ามาดูได้ เวลาเพิ่ม Note หรือ Todo list ก็ให้ลูกค้าเข้ามาคอมเม้นท์ได้ หรือบางอันจะซ่อนจากลูกค้าก็ทำได้ แถมเวลาอัพเดทตั้งให้ส่งอีเมลไปหาลูกค้าได้อัตโนมัติ ถ้าเค้าไม่สะดวก Login Basecamp มาตอบ ก็ตอบอีเมลได้เลย มันจะเก็บในระบบให้ ถึงตัวนี้จะไม่ฟรี แต่ช่วยให้คุยงานกับลูกค้าง่ายขึ้นเยอะมาก
4) เครื่องมือ File Sharing / Feedback Tool สำหรับฟรีแลนซ์
นอกจากเครื่องมือสำหรับจัดการโปรเจคแล้ว การแชร์ไฟล์ต่าง ๆ เช่น ไฟล์ดีไซน์ ก็สำคัญทั้งในระหว่างการทำงาน จนถึงการส่งงานเลยครับ บางทีไฟล์ Artwork ก็ใหญ่เกินไป จะใส่ CD ให้ Messenger ไปส่งบางครั้งก็ไม่สะดวก
มาดูกันว่ามีเครื่องมืออะไรบ้างที่ช่วยในเรื่องพวกนี้
- Dropbox – เครื่องมือสามัญประจำบ้านสำหรับแชร์ไฟล์ต่าง ๆ ข้อดี คือ ติดตั้งสะดวก รองรับทุก Platform, sync ไว, มี revision file ให้ด้วย แต่ข้อเสีย คือ ฟรีแค่ 2 GB ถ้าอยากได้เพิ่มต้อง invite เพื่อน หรือจ่ายรายเดือนเอาครับ
- Droplr – สำหรับการแชร์ Screenshot หรือไฟล์เบา ๆ แบบใช้แล้วทิ้ง จะเอาใส่ Dropbox ก็ดูลำบากเกินไป เครื่องมือตัวนี้ทำให้เราสามารถลากไฟล์ใส่ไอคอน Droplr เพื่ออัพโหลด และเอาลิงค์ได้เลยครับ สะดวกมาก ๆ
- WeTransfer – เวลาที่ต้องส่งไฟล์ใหญ่ ๆ ไม่ว่าจะฟรีแลนซ์ หรือบริษัทต่าง ๆ ก็นิยมใช้ WeTransfer กันครับ เพราะสามารถอัพไฟล์ได้มากที่สุดถึง 2 GB ฟรี แถมมีระบบแจ้งเตือนด้วยว่าลูกค้าเข้ามาโหลดไฟล์แล้ว แต่มีข้อเสีย คือ ไฟล์จะอยู่ได้ไม่นาน ประมาณ 1 – 2 อาทิตย์เท่านั้นครับ
- InvisionApp – (สำหรับ Designer) การคอมเม้นท์ดีไซน์เป็นปัญหาสำหรับฟรีแลนซ์มาตั้งแต่สมัยก่อนแล้วครับ เช่น ถ้าลูกค้าบอกว่า “ขอไอคอนข้างบน ขยับซ้าย 5px” เราก็อาจจะงงว่าไอคอนไหนกันแน่ที่เค้าต้องการ ซึ่ง InvisionApp จะทำให้ลูกค้าสามารถดูดีไซน์เราแล้วกด Comment ใส่จุดที่ต้องการได้เลย แถมเราก็ไปตอบได้ อัพเดทไฟล์แก้ได้ ย้อนกลับมาดูเวอร์ชั่นที่แล้วได้ จากที่เคยใช้มาแล้วสรุปว่าลูกค้าชอบมาก ๆ ครับ
- Milanote – ตัวนี้เป็นเครื่องมือสำหรับสร้าง Moodboard สวย ๆ เสนอลูกค้าได้ง่าย ๆ เลยครับ และมี Template สามารถดึงมาใช้ได้สะดวก นอกจากจะใส่พวกรูปภาพ สีสันได้หมดแล้ว ยังใส่พวก Todo list, Kanban Board ได้อีกด้วยครับ เหมือนเป็นหน้าที่รวบรวมไอเดียไว้ Brainstorm กับทีมหรือลูกค้าก็ได้ ที่สำคัญมีให้ใช้ฟรีด้วยครับ (และถ้าใช้จนต้องจ่ายรายเดือน ก็ไม่แพงด้วยครับ
มาดูวีดิโอการใช้งาน InvisionApp กันครับ
5) เครื่องมือ Accounting Tool สำหรับทำใบเสนอราคา / ใบแจ้งหนี้ / ใบเสร็จ
คนเป็นฟรีแลนซ์นี่ต้องรับงานจากบริษัทใหญ่ ๆ ที่หัก 3% อยู่ร่ำไปครับ (บางทีเงินก็น้อยอยู่แล้ว ยังจะหักอีก T_T) เพราะฉะนั้นการทำแบบฟอร์มพวกนี้ส่งลูกค้าถือเป็นงานรองที่ต้องทำทุกครั้ง
ใบต่าง ๆ ที่ใช้กันทั่วไป (อันนี้เท่าที่แอดมินใช้ในงานจริงนะครับ ถ้าผิดถูกยังไงรบกวนผู้รู้มาชี้แจ้งได้ครับ)
- ตอนคุย Requirement และราคากับลูกค้าเรียบร้อย ก็ส่ง “ใบเสนอราคา” ไปให้ลูกค้า
- หลังจากที่ทำงานเสร็จแล้ว หรือจะเก็บเงินก้อนแรก ก้อนสอง ก็ทำ “ใบแจ้งหนี้” ให้ลูกค้า (บางที่อาจจะต้องทำให้ลูกค้าทำ “ใบสั่งซื้อ” หรือ PO – Purchasing Order มาก่อน)
- พอจบงาน เงินออกเรียบร้อย ก็ส่ง “ใบเสร็จ” ไปให้ลูกค้า
ถ้าอยากทำฟอร์มต่าง ๆ พวกนี้ด้วยตัว (จะได้ตกแต่งอะไรได้ตามใจ) ทาง พี่เม่น แห่ง MennStudio ก็แจก แบบฟอร์มที่จำเป็นสำหรับฟรีแลนซ์ ให้ดาวน์โหลดกันได้ฟรีครับ มีครบทั้งใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้
แต่ถ้าท่านใดอยากได้แบบ Web App สำเร็จรูปสำหรับทำใบพวกนี้ ก็มี FlowAccont ครับ ซึ่งเป็น Startup ไทยที่ออกมาให้บริการเน้นฟรีแลนซ์ / SME โดยเฉพาะ แอดมินใช้อยู่ สะดวกดีมากครับ
สรุปเรื่อง Freelance tools “เครื่องมือช่วยชีวิต” สำหรับฟรีแลนซ์
เนื่องจากแอดมินเป็นที่ชอบลองใช้เครื่องมือต่าง ๆ มาช่วย บางตัวก็เสียเงิน บางตัวก็ฟรี บางตัวก็ดี บางตัวก็ยังไม่โอเคเท่าไหร่ แต่สิ่งหนึ่งที่ผมอยากฝากไว้ก็คือ “Tool มันจะดีไม่ดี อยู่ที่คนใช้ด้วย” ต่อให้ Tool ดีแค่ไหน แต่ถ้าคนใช้ขี้เกียจทำงาน ก็ไม่ได้ทำให้งานดีขึ้น หรือราบรื่นขึ้นเท่าไหร่หรอกครับ
หวังว่าเครื่องมือฟรีแลนซ์ต่าง ๆ ที่แนะนำไปจะทำให้ชีวิตทุกท่านสะดวกขึ้นไม่มากก็น้อยครับ ถ้าบทความนี้ยังไม่จุใจ ทาง Designil ก็มี บทความเกี่ยวกับฟรีแลนซ์ ให้อ่านเพิ่มเติมนะครับ
หรือท่านใดเป็นฟรีแลนซ์อยากมาแชร์ประสบการณ์ ทางเราก็ยินดีมากครับ ติดต่อได้ที่ Message ใน Designil Fanpage ได้เลย
บทความที่เกี่ยวข้อง
