3 เครื่องมือเด็ดสำหรับ Work From Home: คำแนะนำจากคนทำงานอยู่บ้านมาติดกัน 2 สัปดาห์

work from home 2
Share on facebook
Share on twitter
Share on telegram
ผมได้ทำงาน Work from home มาเป็นเวลากว่า 2 สัปดาห์ มาดูกันว่า Tool ตัวไหนเหมาะสำหรับทำงานที่บ้านกันบ้าง

เนื่องจากว่าการ Work from Home หรือเรียกย่อ ๆ ว่า WFH ในตอนนี้เป็นสิ่งที่หลาย ๆ บริษัทควรทำ เพื่อที่จะได้ลดโอกาสการแพร่เชื้อของโรคที่กำลังแพร่ระบาดอยู่ในขณะนี้

และประกอบกับประสบการณ์ที่ผมได้ทำงานจากบ้านทุกวันเป็นเวลา 2 สัปดาห์ ก็เลยอยากมาแชร์คำแนะนำสำหรับคนที่กำลังจะต้องเริ่ม Work From Home ไม่ว่าจะเป็นเพราะจากประกาศของบริษัท หรือเพราะเพิ่งกลับมาจากต่างประเทศ

ทำไมผมถึงต้องทำงานจากบ้านนานขนาดนั้น

เล่าให้ฟังกันสั้น ๆ ก่อนว่า ตอนนี้ผมทำงานอยู่ที่ออสเตรเลีย และมีโอกาสได้บินกลับไทยไปพักผ่อน (?) เป็นระยะเวลาอาทิตย์กว่า ซึ่งพอกลับมาที่ออสเตรเลียก็จะไปออฟฟิสเริ่มงานทันที เพราะคิดว่าประเทศไทยยังไม่ใช่ประเทศเสี่ยง (ในตอนนั้นน่าจะยังไม่มีคนไทยติดเชื้อเลย) น่าจะไม่มีปัญหา

ทีนี้หัวหน้าก็โทรมาคุยว่าให้ลองไปตรวจกับคุณหมอก่อนที่จะมาเข้าออฟฟิส เพื่อที่ทุกคนจะได้ทำงานร่วมกับเราได้อย่างสบายใจ ทีนี้พอโทรไปถามคลินิคที่นี่ เค้าก็แจ้งมาว่ากระทรวงสาธารณสุขประกาศออกมาว่า ถ้าเราไม่มีอาการอะไร เค้าจะไม่สามารถตรวจให้ได้

ก็เลยตัดสินใจว่า ในเมื่อเรามีโอกาสเสี่ยง เพราะเราก็ผ่านเครื่องบิน ผ่านสนามบิน ซึ่งเป็นจุดเสี่ยง เราก็ควรจะมีความรับผิดชอบต่อสังคม เลยโทรไปคุยกับหัวหน้าว่าขอ Work From Home 2 สัปดาห์ เพื่อรอดูอาการ หัวหน้าก็โอเคไม่ติดอะไร

บ่ายวันนั้น ผมได้อีเมลหาทั้งทีมว่าช่วง 2 อาทิตย์นี้ผมจะ Work From Home นะ เพื่อลดความเสี่ยงการแพร่เชื้อที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งวันต่อมาก็มีคนในทีมตอบเมลมาขอบคุณที่เราตัดสินใจแบบนี้

สิ่งที่เรียนรู้จากการ Work From Home นาน ๆ

การ Work From Home ไม่ใช่เรื่องใหม่ในหลาย ๆ บริษัท โดยเฉพาะบริษัทสาย IT เพราะผมเห็นหลายบริษัทในไทยก็อนุญาตให้พนักงานทำงานแบบ Remote (หลายบริษัทรับสมัครพนักงานแบบ Remote เลย) และบริษัทระดับโลกก็มีหลายแห่งที่ทำงาน Remote แบบ 100% เช่น Automattic

Mindset คือสิ่งสำคัญที่สุดของการ WFH

team work 2
เราจะ WFH ให้ดีไม่ได้เลย ถ้าไม่มีทีมที่ดี

สิ่งสำคัญของการ Work From Home ก็คือ เรื่องของ การปรับวิธีคิด ไม่ว่าจะเป็นของพนักงาน หรือของหัวหน้างานก็ตาม

ในมุมของพนักงาน: ต้องเข้าใจว่า “การทำงานจากบ้าน ไม่ได้แปลว่าเป็นวันหยุด”

เรายังต้องทำงานภายในเวลาที่ตกลงกันไว้ (เช่น 10 โมงเช้า – 1 ทุ่ม) เพราะฉะนั้น มันไม่ใช่เวลาให้เราไปเดินห้าง, จ่ายตลาด, หรือกินกาแฟชิว ๆ ถ่ายรูปตามคาเฟ่สวย ๆ (ยกเว้นว่าอันนั้นเป็นงานของเรา) เพราะฉะนั้น วินัยในการทำงานสำคัญมากครับ

นอกจากนั้นเราต้องแจ้งให้ทีมรู้ว่าติดต่อเราได้ทางไหน เช่น เบอร์โทรศัพท์, อีเมล, Slack ฯลฯ

ที่ทีมผมทำอยู่ คือ ในเวลาที่ตกลงกันไว้ เราจะต้องสามารถรับโทรศัพท์ หรือตอบแชทได้ ยกเว้นว่าจะมีการแจ้งล่วงหน้า เช่น เวลา 1 ชั่วโมงนี้ฉันจะไปรับลูก อะไรแบบนี้ครับ

Culture ที่นี่ (ออสเตรเลีย) ให้ความสำคัญกับเรื่อง Work-Life-Balance มากครับ เพราะฉะนั้นคนที่เลิกงานเร็วเพื่อไปรับลูกนี่เรื่องปกติ แต่คนนั้นก็ต้องมีวินัยเหมือนกันครับ ต้องแจ้งทีมให้เรียบร้อย และต้องรักษา Timeline งานของตัวเอง

ในมุมของหัวหน้างาน: ต้องมีความเชื่อมั่นในตัวลูกทีม และสนับสนุนลูกทีมให้ Work From Home ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

บางทีหัวหน้างานเข้าใจผิดว่า หน้าที่ของเค้า คือ การจับผิดลูกทีมว่าอู้งานหรือเปล่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเวลา Work From Home นี่คนประเภทนี้ก็จะระแวงมาก ๆ เลยครับ กลัวลูกทีมจะไม่ทำงาน

สิ่งสำคัญจริง ๆ ของหัวหน้างาน คือ การทำให้ลูกทีมทำงานสำเร็จลุล่วงในระยะเวลาที่ตกลงกันไว้ครับ โดยเราต้องมีระบบการอัพเดทงานที่ชัดเจน อย่างของทีมผมก็มีการทำ Stand up Meeting ทุกเช้า, Sub Team Review ทุก 2 อาทิตย์, Team Review ทุกเดือน, และ Sprint Planning ทุก 2-3 อาทิตย์ครับ

ถามว่าทำแบบนี้จะทำให้คนลดการอู้งานได้เหรอ? คำตอบ คือ ไม่ได้ครับ ถ้าคนจะแอบไปงีบสัก 1 ชั่วโมงระหว่าง Work From Home เราไม่มีทางรู้ได้อยู่แล้ว (ยกเว้นจะโทรไปจิกทั้งวันเป็นการทดสอบ แต่ถ้าแบบนั้นแปลว่าหัวหน้างานเป็นคนที่ไม่เชื่อใจลูกทีมเลย)

แต่การมีแพลนชัดเจน และมีหัวหน้างานที่คอยคุมแพลนอยู่ ก็จะทำให้งานเสร็จได้ตามที่เราวางแผนไว้ครับ ซึ่งการที่งานเสร็จนั้นสำคัญกับองค์กรมากกว่าการที่พนักงานทำงานครบ 8 ชั่วโมงต่อวัน แต่งานไม่เสร็จครับ

อีกเรื่องที่หัวหน้างานควรจะสนใจในการทำงานแบบ Work From Home คือ ควรจะมีการพูดคุยกับลูกทีมว่าเค้าพร้อมสำหรับการทำงานจากที่บ้านมั้ย เช่น มีมุมทำงานที่จะไม่มีข้างบ้านตะโกนมากวนมั้ย, มีคอมพิวเตอร์สำหรับทำงานมั้ย, มีเครื่องมือในการติดต่อ เช่น แชท, โปรแกรม Video Call ครบมั้ย

Tool เลือกเครื่องมือให้เหมาะสม

ทุกคนน่าจะมีอีเมลและเบอร์โทรศัพท์เป็นเครื่องมือสำหรับติดต่อสื่อสารกันอยู่แล้วครับ ซึ่งก็ตอบโจทย์เรื่องการสื่อสารในระดับนึง ทีนี้ในการ Work From Home ให้มีประสิทธิภาพ ควรมีเครื่องมือเพิ่มอีกหน่อยครับ นั่นก็คือ

Video Conference Tool: เครื่องมือสำหรับวีดิโอคอล

microsoft team video call
ตัวอย่างการใช้ Microsoft Teams ทำ Video Call แบบแชร์หน้าจอได้ (Credit: Microsoft)

ผมพบว่าในการ Work From Home การคุยแบบเห็นหน้ากัน หรือแชร์จอกัน มีประโยชน์กว่าการคุยด้วยเสียงอย่างเดียว (ทางโทรศัพท์ หรือ LINE Call) เยอะมากครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเวลาที่เรามีตาราง หรือรูปที่ช่วยการอธิบาย เพราะฉะนั้น เราควรเลือกเครืองมือในการ Video Conference ต้องสามารถแชร์จอได้ครับ

ที่บริษัทผมใช้อยู่ คือ Microsoft Teams กับ Cisco Webex ซึ่งใช้งานได้ดีครับ

และที่ผมเห็นบริษัทอื่น ๆ ก็มีใช้

  • Zoom – ตัวนี้เสียงและวีดิโอชัดดี ข้อเสีย คือ ต้องลงโปรแกรมก่อนถึงจะคุยได้
  • Skype – ตัวนี้หลาย ๆ คนน่าจะคุ้นเคยกัน ถูกซื้อโดย Microsoft ไปแล้ว และรู้สึกว่า Microsoft จะหันไปเน้นพัฒนาตัว Microsoft Teams มากกว่าแล้วครับ
  • Google Meet – อันนี้เหมือนเป็นตัวที่ออกมาใหม่ของ Google ครับ สะดวกตรงที่ไม่ต้องลงโปรแกรมอะไรเพิ่มก็คุยกันได้เลย

Tool ประเภทนี้ เลือกตามที่บริษัทมีได้เลยครับ เช่น บริษัทไหนใช้อีเมลของ Google อยู่ ไปใช้ Google Meet น่าจะง่ายที่สุดครับ หรือบริษัทไหนใช้อีเมลของ Outlook ก็ไปใช้ Microsoft Teams

และสำหรับคนที่ยังไม่ได้ใช้ตัวไหน และกำลังหาโปรแกรม Video Call ที่ดี ๆ อยู่ ตอนนี้ Cisco Webex เปิดให้ใช้ฟรีช่วงที่ไวรัสระบาด รองรับได้สูงสุด 100 คน และประเทศไทยเราก็อยู่ในลิสต์ที่ได้ใช้ฟรีด้วยครับ อ่านรายละเอียดเต็ม ๆ ได้ที่ เว็บของ Cisco เลยครับ

ขอเพิ่มเติมเรื่องการแชร์หน้าจอเพื่ออธิบายงาน เราไม่ต้องใช้ Powerpoint วาดสวย ๆ ก็ได้นะครับ ผมพบว่าจริง ๆ แล้วเปิด Paint มาวาดแบบง่าย ๆ ก็ช่วยให้เราคุยกันได้เข้าใจมากขึ้นแล้วครับ อย่ายึดติดกับ Tool เยอะ ควรจะยึดที่ปัญหาที่ต้องแก้ครับ

Instant Message Tool: ส่งข้อความกันแบบไว ๆ

slack bot integration
ตัวอย่างการเอา Slack ไป Integrate กับระบบบอท (Credit: nheidloff)

เครื่องมือ Instant Message Tool คือ โปรแกรมพวก LINE ที่เราใช้ส่งข้อความคุยกันนี่แหละครับ ซึ่งถ้าสำหรับองค์กร อย่างน้อยควรจะใช้เครื่องมือที่เก็บข้อมูล (ข้อความ / ไฟล์ต่าง ๆ) ของเราไว้ให้ในระยะยาว เพราะหากเกิดอะไรก็สามารถย้อนมาดูได้ครับ และควรเป็นเครื่องมือที่ให้คนในบริษัทเข้าได้เท่านั้น เพื่อไม่ให้ความลับรั่วไหล

ที่บริษัทผมใช้อยู่ คือ Microsoft Teams ตัวนี้แชทได้ แล้วก็วีดิโอคอลได้ด้วยครับ

ตัวเลือกอื่น ๆ ก็มีครับ เช่น

  • Google Chat – อันนี้เก่าเหมือนกัน ฟีเจอร์จะน้อย ๆ หน่อย แต่ถ้าใช้ Google อยู่แล้วก็มาอันนี้เลย
  • Telegram / Discord – 2 ตัวนี้จะแอบ Public หน่อย ๆ ครับ แต่ก็มีข้อดี อย่าง Telegram ใช้ฟรี แล้วก็เก็บข้อมูลทุกอย่างให้ในระบบ หรือ Discord สามารถคุยเสียงกันได้ง่าย
  • Slack – ตัวนี้บริษัท Startup ชอบใช้กัน หน้าตาดี และ Integrate กับแอพต่าง ๆ ได้เยอะมากครับ

และสำหรับใครที่หา Option ฟรี ตัว Slack ใช้ฟรีครับ แต่จะค้นหาได้แค่ 10,000 ข้อความล่าสุด อาจจะตอบโจทย์ในระยะสั้นครับผม สำหรับระยะยาวผมแนะนำ Microsoft Teams หรือ Slack แบบเสียเงินครับ

ป.ล. กรุณาอย่าใช้ LINE คุยงาน เพราะเท่าที่ผมทราบมา คือ LINE ไม่ได้ออกแบบมาไว้สำหรับเก็บข้อความและไฟล์ระยะยาว ถ้าคุยอยู่แล้วมือถือพัง ข้อความและไฟล์ข้างในจะหายหมดเลยครับ (อันนี้จากประสบการณ์จริง T_T)

ป.ล.2 แต่ถ้าสร้างกรุ๊ป LINE ไว้เม้าเจ้านายยังถือว่าถูกจุดประสงค์อยู่ครับ #ผิด

ป.ล.3 ถ้าหา Tool พวกนี้ใช้ไม่ได้จริง ๆ ลองใช้ LINE หรือส่ง SMS แก้ขัดไปก่อนก็ได้ครับ แต่ต้องระวังอย่าพูดคุยเรื่องความลับของลูกค้าหรือบริษัทบนนั้นนะครับ เรื่องความลับควรใช้อีเมลแทน

Project Planning Tool: จัดแพลนงานให้ทุกคนเห็นชัด

trello board project plan
ตัวอย่างการวางพลนงานด้วย Trello ฟรี (Credit: Trello)

การที่มีเครื่องมือสำหรับ Video Call และ Instant Message อาจจะไม่ได้ทำให้ทุกคนเห็นภาพเดียวกันครับว่าทีมของเรากำลังมุ่งไปทางไหน ซึ่งเครื่องมือที่จะเข้ามาเติมเต็มตรงนี้ได้ คือ เครื่องมือสำหรับจัดแพลนงาน

ที่บริษัทผมใช้ JIRA ในการวางแผนการทำงานครับ โดย JIRA จะช่วยให้แตกเป้าหมายสำหรับแต่ละ Sprint (2-3 สัปดาห์) ให้กลายเป็นงานสำหรับแต่ละคนได้ โดยแต่ละงานก็สามารถกรอกเวลาตามที่เราคาดการณ์ (Estimate) ได้ว่าจะใช้เวลาแต่ละงานประมาณกี่ชั่วโมง

ซึ่งเรื่องของการคาดการณ์เวลางานอันนี้ยังไงเราก็ไม่มีทางคาดเดาได้ตรงเป๊ะ ๆ ครับ แต่ประสบการณ์จะทำให้เราพอคาดการณ์ได้ว่างานแบบนี้จะใช้เวลาประมาณเท่าไหร่

Tool อื่น ๆ ในการวางแผนงานที่ผมเห็นคนอื่น ๆ ใช้กันก็มี:

  • Trello (ตัวนี้ใช้ฟรีได้เลย 100%)
  • ClickUp – ตัวนี้ผมลองใช้จัดการ Plan ส่วนตัวอยู่ ดีมาก
  • Asana – ตัวนี้มี Tier ฟรี และเครื่องมือครบครันดีครับ
  • BaseCamp – ตัวนี้ผมเคยใช้อยู่ช่วงหนึ่ง ใช้งานง่าย แทบไม่มี Learning Curve เลย และที่สำคัญ คือ ราคาต่อเดือนเป็น Fixed Price ไม่เพิ่มไม่ลด มีกี่คนในทีมก็ได้ครับ ในขณะที่เครื่องมือตัวอื่นจะคิดรายคน

สำหรับทีมที่อยากเริ่มต้น ผมแนะนำ Trello ก่อนเลยครับ เพราะใช้งานได้ฟรี และช่วยให้งานเป็นระเบียบขึ้นมาก แล้วค่อยขยับไปใช้ตัวอื่นก็ได้ครับ

Work From Home แล้วอย่าลืมดูแลตัวเองด้วย

นอกจากเรื่องของการทำงานแล้ว เรื่องการดูแลตัวเองสำคัญมากพอ ๆ กัน เพราะถ้าเราป่วยเป็นอะไรไป ก็จะทำให้เราไม่สามารถทำงานได้ เพราฉะนั้นก่อนจะจบก็ขอฝากไว้ 2 เรื่องครับ

เรื่องการซื้ออาหาร + ของใช้

shopping grocery
ของกิน ของใช้ เป็นเรื่องที่ขาดไม่ได้

การที่เราจะไปในที่ที่คนเยอะ ๆ อย่างห้างสรรพสินค้า ตลาด หรือซุปเปอร์มาเก็ต อาจจะเพิ่มความเสี่ยงในการติดโรคให้เราได้ครับ หรือยิ่งถ้าเป็นคนแบบผมที่เพิ่งกลับมาจากต่างประเทศ การที่เราออกไปก็เป็นการเพิ่มความเสี่ยงในการแพร่กระจายโรคให้คนอื่นครับ (ไม่ได้แปลว่าเราติดโรคแล้วนะ แต่การที่ไม่มีอาการ เราไม่มีทางรู้ได้เลยว่าเราเป็นหรือเปล่าครับ)

ทางออกสำหรับปัญหานี้ คือ ใช้บริการ Delivery ต่าง ๆ ครับ เช่น LINEMAN หรือ Uber Eats

อย่างที่นี่ Uber Eats ค่อนข้างสะดวก สามารถให้ซื้อได้ทั้ง Grocery (หมูสด, ผัก, ผลไม้ ฯลฯ) และทั้งอาหารที่ปรุงสำเร็จเลยครับ โดยมีค่าส่งนิดหน่อย (ประมาณ $10 รวมค่าแพ็ก และค่าส่ง) ของผมสั่งประมาณอาทิตย์ละ 2 ครั้ง ก็ถือว่าค่าส่งไม่มากครับ

เรื่องการออกกำลังกาย

home exercise
ออกกำลังกายที่บ้านเองได้ง่าย ๆ ด้วยเสื่อโยคะ กับแอพมือถือฟรี

เนื่องจากเชื้อโรคที่กำลังระบาดอยู่ตอนนี้สามารถติดเชื้อได้จากเหงื่อ เพราะฉะนั้นการไปออกกำลังกายที่ยิมจะต้องระวังมาก ๆ ครับ

ช่วงนี้ผมเลยใช้วิธีออกกำลังกายที่บ้านผ่าน App ในมือถือเอาครับ ที่ผมเคยใช้ก็มี Nike Fit กับ Keep Trainer ซึ่งไม่ต้องใช้อุปกรณ์อะไรเลย แค่มีเสื่อโยคะผืนเดียวก็พอแล้วครับ

ขอให้ทุกคนรักษาสุขภาพกันด้วยครับ และทำตัวเราเองให้แข็งแรงไว้ เพราะถ้าป่วยขึ้นมาก็สามารถกระทบชีวิตของเราในหลาย ๆ ด้านได้เลยครับ

หวังว่าทุกท่านจะได้ประโยชน์จากบทความนี้ไปไม่มากก็น้อยนะครับ และถ้ามีความเห็นอะไรก็มาคุยกันได้ในส่วน Comment ด้านล่างได้เลยครับ


อ่านจบแล้ว? เราขอแนะนำบทความนี้

ห้ามป่วย! ห้ามพัก! รวมเครื่องมือเด็ด ๆ สำหรับ Freelance !!
[ Freelance ] 7 สิ่งสำคัญที่ฟรีแลนซ์ต้องเขียนในใบสัญญา ก่อนโดนโกง !!
คู่มือสู่เส้นทางฟรีแลนซ์มืออาชีพ
แฉชีวิตฟรีแลนซ์แบบหมดเปลือก… อาชีพนี้ดีจริงหรือโกหก !?
วิธียื่นภาษีสำหรับฟรีแลนซ์

Share:

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on telegram
Telegram

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *